Academische apotheek Vleuten soepel over op Pharmacom: “We konden meteen goed aan de slag”

De overstap naar een nieuw apotheekinformatiesysteem (AIS) brengt altijd spanning met zich mee. Toch kijkt Apotheek Vleuten met een goed gevoel terug op de conversie naar Pharmacom. “Dankzij de begeleiding van PharmaPartners en de inzet van ons team verliep het hele traject soepel”, vertelt apotheker Gert Baas.

De overstap naar een nieuw apotheekinformatiesysteem (AIS) brengt altijd spanning met zich mee. Toch kijkt Apotheek Vleuten met een goed gevoel terug op de conversie naar Pharmacom. “Dankzij de begeleiding van PharmaPartners en de inzet van ons team verliep het hele traject soepel”, vertelt apotheker Gert Baas.

Apotheek Vleuten is onderdeel van de SIR Groep, waartoe ook het SIR Instituut en Academische Apotheek Stevenshof behoren. Deze apotheek in Leiden werd 40 jaar geleden opgericht vanuit de Universiteit Utrecht en werkt al geruime tijd met het apotheekinformatiesysteem Pharmacom. In januari 2025 maakte ook Apotheek Vleuten succesvol de overstap.

Gert Baas, gevestigd apotheker van Apotheek Vleuten, legt uit waarom. “We wilden onze zorg beter registreren en interne synergie creëren”, zegt hij. “Onze missie en visie als academische apotheek is om de farmaceutische zorg continu te verbeteren. Dan wil je een AIS dat deze zorg goed ondersteunt en vastlegt. Ook is het goed om op dezelfde manier te werken als de collega’s in Leiden. Dat verbetert de onderlinge samenwerking.”

Een team dat klaar was voor verandering

De behoefte aan een efficiënter systeem was bovendien groot. “Ons vorige AIS was in het registreren van zorg omslachtig en beperkt waardoor we onze werkzaamheden niet goed konden vastleggen. Daarnaast werkte het ook vaak traag en dat leidde tot frustratie op de werkvloer. Het team was toe aan iets nieuws”, zegt Gert. “In oktober 2024 besloten we over te stappen op Pharmacom. PharmaPartners stond meteen klaar om ons te begeleiden bij de overstap. Dat voelde heel prettig: er kwam een duidelijk draaiboek, met heldere stappen en een strakke planning.”

Op woensdag 29 januari 2025 ging Apotheek Vleuten over op Pharmacom. “We wilden de apotheek tijdens de conversie zoveel mogelijk openhouden voor spoedzorg. Dankzij goede communicatie met onze patiënten en een aangepaste werkwijze lukte dat ook. De volgende dag konden we al operationeel aan de slag in Pharmacom. Dat was even spannend, maar uiteindelijk is alles prima verlopen.”

Intensieve begeleiding, ook ná livegang

Dat de overstap zo soepel verliep, komt volgens Gert ook door de goede begeleiding van PharmaPartners. “Ze hielpen ons met alles. Ook ná de livegang, trouwens. We organiseerden online vragenuurtjes met onze consultant van PharmaPartners, boden één-op-één sessies aan voor medewerkers en hadden een handige appgroep waarin de consultant ook actief was. Zo konden we snel schakelen als er iets was. In het begin had ons team nog veel vragen, maar vrij snel werkte iedereen zelfstandig en efficiënt.”

Meer rust, meer overzicht

Gert merkt dat het werken in Pharmacom echt een verschil maakt. “We kunnen nu onze (jaar)consulten die we dagelijks voeren goed vastleggen in het EPD. Bovendien biedt het Patiënt Dashboard een totaaloverzicht dat we actief gebruiken aan de balie. De werkprocessen verlopen en stuk sneller en makkelijker. En doordat processen soepeler verlopen, is er meer rust in het team. De voordelen van Pharmacom zien we meteen terug in de dagelijkse praktijk.”

Wilt u weten hoe een overstap naar Pharmacom er in uw apotheek uit kan zien? Neem vrijblijvend contact met ons op via farmacie@pharmapartners.nl.