Nieuws overzicht

In één dag klaar met voorraadinventarisatie

Farmascan en PharmaPartners gingen een samenwerking aan om deze dienst naar een hoger niveau te brengen. Waar voorheen apotheken dagenlang met de voorraadinventarisatie bezig waren, zijn ze nu dankzij deze samenwerking met een dag klaar.

Buiten werktijd met man en macht dagenlang de voorraad tellen. Vijftien uur besteden aan het overnemen van de actuele voorraad in Pharmacom en er vervolgens tijdens contact met een patiënt achter komen dat er fouten in staan. Dat leidt onvermijdelijk tot frustratie. Liever automatiseert u dit proces zoveel mogelijk en voorkomt u fouten. Farmascan en PharmaPartners helpen hierbij.

Van pen en papier naar digitaal en snel

Veel apotheken tellen hun voorraad nog handmatig. Ze noteren die soms zelfs met pen en papier, waarna ze de aanpassingen handmatig in het AIS (apotheekinformatiesysteem) doorvoeren. Deze werkwijze kost meerdere medewerkers heel veel tijd. Bovendien vergroot deze handmatige aanpak de kans op fouten in Pharmacom, waardoor de voorraad niet klopt. Dat leidt tot frustraties aan de balie, zowel bij zorgverleners als patiënten.

Tijdens zijn werk als apothekersassistent liep Bart Stein exact tegen deze uitdagingen aan. “De voorraad klopte nooit”, vertelt Stein, eigenaar van Farmascan. “Ik vroeg me af waarom de voorraadinventarisatie in de apotheek zo moeilijk is. Zeker als dit in een supermarkt wél lukt. Dat moet ook bij ons eenvoudiger kunnen.”

Barcodes scannen, net als in de supermarkt

Stein ontwikkelde de Farmascan-app. Deze app scant de barcodes en QR-codes van de verpakkingen en registreert de volledige apotheekvoorraad nauwkeurig. Scannen is net zo eenvoudig als in de supermarkt. Aan alle soorten medicatie is gedacht. Aangebroken doosjes, medicatie in de robot of niet te scannen producten, al deze voorraad kan de Farmascan-app registreren.

De app telt eenvoudig producten bij elkaar op en past de juiste maathoeveelheden toe volgens de Z-index. Deze gegevens worden vervolgens via een beveiligde verbinding automatisch juist opgeslagen in een bestand, dat de apotheker controleert en goedkeurt.

Automatisch voorraad doorvoeren in Pharmacom

Farmascan en PharmaPartners gingen een samenwerking aan om deze dienst naar een hoger niveau te brengen. Waar voorheen apotheken dagenlang met de voorraadinventarisatie bezig waren, zijn ze nu dankzij deze samenwerking met een dag klaar.

PharmaPartners biedt nu de mogelijkheid het actuele, goedgekeurde voorraadbestand van Farmascan automatisch in Pharmacom te verwerken. Tjalling Kikkert, dataspecialist bij PharmaPartners, ontwikkelde hiervoor een programma: “Je moet repetitief werk automatiseren. Mensen zijn te waardevol om dit werk te doen. Dit programma bespaart bovendien gemiddeld twee werkdagen.”

Voorheen waren medewerkers deze twee werkdagen boven op de voorraadtelling kwijt om de voorraad in te voeren in Pharmacom. Met deze automatisering is de voorraad in slechts dertig minuten weer actueel. Bovendien voorkomt deze aanpak fouten in de aantallen die in Pharmacom staan, waardoor apotheken kunnen vertrouwen op een kloppende voorraad.

Efficiënt de voorraad bijwerken

De samenwerking tussen Farmascan en PharmaPartners verloopt soepel en snel. Stein: “De lijnen zijn kort. We werken heel fijn samen met PharmaPartners, wat onze klanten zeker ten goede komt.” En dat zonder ingewikkelde installaties of nieuwe software. De app is direct te gebruiken.

Wel komt Farmascan voor de telling langs bij de apotheek. Een medewerker van Farmascan schat dan in hoeveel tellers nodig zijn en inventariseert de specifieke wensen van de apotheek. Als de apotheek bijvoorbeeld verpakkingen met een bepaalde houdbaarheid of sommige locaties niet mee wil nemen in de telling, noteert Farmascan dit en geeft het door aan PharmaPartners. Zo zijn beide organisaties optimaal voorbereid voor de inventarisatiedag.

Ook kunnen apotheken ervoor kiezen om helemaal geen omkijken te hebben naar hun voorraadinventarisatie. U bepaalt namelijk zelf in hoeverre u betrokken bent bij de inventarisatie. Zo kunt u die volledig uitbesteden aan Farmascan, waarbij gekwalificeerde apothekers worden ingezet. Wilt u liever zelf de voorraad tellen met de Farmascan-app of hierbij ondersteuning inschakelen van een Farmascan-coördinator? Ook die opties heeft u.
Neem voor meer informatie contact op met Farmascan via e-mail: info@farmascan.nl of telefoon 024 – 675 94 68. Of kijk op www.farmascan.nl.