“De Griep- en Pneumokokkenvaccinatie Service neemt ons veel werk uit handen”

Jarenlang maakte Jolanda van Soelen van huisartsenpraktijk De Gravin uit Tiel zelf de lijst met patiënten die in aanmerking komen voor een griepprik. Voor de komende vaccinatieronde stelt ze die lijst, voor het eerst, niet meer zelf op. Ze gebruikt dan de geautomatiseerd samengestelde lijst van PharmaPartners’ Griep- en Pneumokokkenvaccinatie Service. “Dat levert veel tijdwinst op.”

Een jaar geleden werd de Griep- en Pneumokokkenvaccinatie Service van PharmaPartners geïntroduceerd bij praktijk De Gravin, waar Van Soelen werkzaam is als leidinggevend assistente. De service bestaat uit een aantal stappen. Eerst wordt in de Q-module van Medicom op basis van criteria een lijst met patiënten gezet die in aanmerking komen voor de vaccinatie. Zodra deze klaarstaat, ontvangt de praktijk een melding. De huisarts kan de lijst dan controleren en waar nodig aanpassen. Als dat gedaan is, zorgt DMDR ervoor dat de juiste mensen een uitnodiging krijgen voor de vaccinatie. DMDR is gespecialiseerd in het verzorgen van patiëntcommunicatie. Het bedrijf verzorgt al ruim dertig jaar dagelijks postzendingen voor de zorgsector en werkt nauw samen met PharmaPartners.

Vorig jaar maakte Van Soelen in haar praktijk alleen nog gebruik van de laatste stap: verzending van de uitnodigingen via DMDR. “Dat nam me al veel werk uit handen. Alles was in één keer geregeld.”

“De lijst met patiënten maakte ik toen nog zelf”, zegt ze. “Maar achteraf zag ik dat de lijst in de Q-module ook klopte. Dus dit jaar ga ik voor het eerst alles via de Griep- en Pneumokokkenvaccinatie Service doen. Het systeem kan dit veel beter en sneller dan ik. Ik kan dat stukje loslaten.”

Tijdwinst

Ook huisarts Sandra Kremer Hovinga van huisartsenpraktijk KMD werkt sinds 2022 met de Griep- en Pneumokokkenvaccinatie Service. Ze merkt direct dat dit veel tijdwinst oplevert. “Voordat we deze service van PharmaPartners gebruikten waren we een paar uur bezig om de juiste patiënten te selecteren en uit te nodigen. Nu is alles in een half uur tot een uur gedaan.” De winst zit met name in de lijst met patiënten die door de Griep- en Pneumokokkenvaccinatie Service klaargezet wordt. “Die lijst wordt nu kant-en-klaar aangeleverd. Wij moeten daar dan alleen nog even naar kijken om uitzonderingen eruit te halen. Het scheelt een hoop tijd.”

De lijst die in de Q-module komt te staan is zeer overzichtelijk, vindt ze. “Als er nieuwe namen van patiënten bijkomen, staat netjes en duidelijk omschreven waarom deze toegevoegd zijn. Dat zie je in één oogopslag. Je hoeft dus niet zelf te zoeken of te bedenken waarom dat zo is. Bij een ander systeem, dat we gebruikten voordat we overstapten naar de oplossingen van PharmaPartners, was dat niet zo. Dan stonden soms ineens namen op de lijst en had je geen idee waarom dat zo was.”

“Voordat we deze service van PharmaPartners gebruikten waren we een paar uur bezig om de juiste patiënten te selecteren en uit te nodigen. Nu is alles in een half uur tot een uur gedaan.”

Persoonlijke zorg

Hoewel de lijst geautomatiseerd samengesteld en in de Q-module gezet wordt, is het goed dat de huisartsenpraktijk de lijst nog even controleert. “Dat is belangrijk, dat is onze persoonlijke zorg als huisarts. We kennen onze patiënten en willen zeker weten dat alles klopt”, zegt Anita van der Toorn, praktijkmanager van huisartsenpraktijk Overbeeke uit Rotterdam. “Maar na die controle hoeven we niets meer te doen. In het verleden moesten we de gegevens nog handmatig in Excel zetten. Dat hoeft nu niet meer. De lijst gaat vanuit de Q-module van PharmaPartners naar DMDR en de patiënten krijgen van hen netjes een uitnodiging.”

Problemen met haperende techniek, of situaties waarin toch verkeerde patiënten een uitnodiging kregen, heeft Van der Toorn niet meegemaakt. “We werken al jaren met de Griep- en Pneumokokkenvaccinatie Service en er is nooit iets misgegaan. Het is een heel goed en makkelijk systeem. Ik kan alleen maar heel tevreden zijn.”

“Er ligt al genoeg op je bordje”

Ook Van Soelen is erg enthousiast over de griepservice. “Ik zou het andere praktijken zeker aanbevelen. Het is eenvoudig in gebruik en levert veel tijdwinst op. Als zorgmedewerker ligt er genoeg op je bordje. Dus het is fijn dat je niet meer bezig bent met werk dat ook geautomatiseerd kan.”

Bij de praktijk van dokter Kremer Hovinga in Rotterdam is de Griep- en Pneumokokkenvaccinatie Service na één jaar al niet meer weg te denken. Wel heeft ze nog één verbeterpuntje. “Het zou fijn zijn als je het batchnummer van een vaccin meteen toe kan voegen aan het dossier als de patiënt geprikt is. Nu kan dat pas als iedereen geweest is, dat is soms wat onhandig. Maar los daarvan zijn we heel blij met de service. Het hele voortraject voor de vaccinatieronde is veel makkelijker en efficiënter geworden.”

Meer weten over de Griep- en Pneumokokkenvaccinatie Service?

Eind mei 2023 ontvangen alle Medicom-praktijken een indicatie voor het aantal te bestellen vaccins in de postverwerking. U kunt zich dan meteen aanmelden voor de Griep- en Pneumokokkenvaccinatie Service van 2023. Heeft u vragen over deze service? Neemt contact op via griepvaccinatie@pharmapartners.nl.