Digitaal Recept past in actieplan werkdruk verminderen volgens apotheek De Griffioen

“Ik zou nooit meer terug willen. Het is gewoon echt een goede verbetering”, vertelt Nathalie Ruardy. Ze is apothekersassistente in apotheek De Griffioen en heeft zich Digitaal Recept de afgelopen weken snel eigen gemaakt. “Digitaal Recept past precies bij onze visie van meer rust en ruimte in de apotheek en meer tijd voor zorg”, vult apotheker Willem Jan Lampert aan.

Apotheek De Griffioen is onderdeel van een samenwerkingsverband tussen acht apotheken. In alle apotheken werd een hoge werkdruk ervaren. “Terwijl we cijfermatig ruim in het jasje zitten”, vertelt

Nathalie Ruardy & Willem Jan Lampert

Lampert, “Er wordt vaak gezegd ‘er moeten meer assistentes komen’, maar de bezetting was ruim.” De vraag ontstond hoe de apotheken voor meer rust en ruimte in de apotheek zorgen en tegelijkertijd de diepe wens van meer tijd voor zorg verwezenlijken.

Actieplan voor meer rust en tijd

De samenwerkende apotheken stelden een actieplan met meerdere pijlers op. Zo bepaalden ze wat grote stoorzenders zijn: telefonie en het constant zoeken op de werkvloer (sorteren van binnenkomende recepten). Wat is spoed? Wat moet vandaag klaar? Dat gaf veel druk en onrust.

Willem Jan Lampert: “Toen kwam Digitaal Recept voorbij. Dat eindeloos uitzoeken en sorteren van recepten ben je kwijt. De module geeft ook de mogelijkheid om vanaf een centraal punt voor meerdere apotheken aan te schrijven.”

Assistentes zijn enthousiast

De apotheken zijn zich gaan oriënteren. Ze volgden een webinar en lazen alle informatie over Digitaal Recept die ze kregen vanuit PharmaPartners. Ook zijn ze bij een collega-apotheek in Hoogeveen gaan kijken die Digitaal Recept al gebruikte. Lampert: “Die was erg enthousiast, maar nog belangrijker, de assistent gaf aan Digitaal Recept binnen een week al een plezierig systeem te vinden.”

Dezelfde geluiden kwamen uit Haren in Groningen. Ook daar was de assistent positief. “Als assistenten zo snel enthousiast zijn, dan weet je genoeg.”

“Toen kwam Digitaal Recept voorbij. Dat eindeloos uitzoeken en sorteren van recepten ben je kwijt. De module geeft ook de mogelijkheid om vanaf een centraal punt voor meerdere apotheken aan te schrijven.”

Vooruitgang met de tijd

“Tijd om die stap te zetten” vindt apothekersassistente Ruardy. “Ik zag het zitten toen we gingen starten met Digitaal Recept. Het is vooruitgang met de tijd.” Toch was niet iedereen direct enthousiast. Sommige collega’s vonden het wel spannend, maar ook zij staan er nu positief in. Nathalie Ruardy: “Kwestie van wennen en dan weet je niet anders.”

Toen de apotheek startte was het wat rommelig vertelt Ruardy, maar nu gaat alles al geordender. Lampert: “Jonge assistentes gaan snel fungeren als vraagbaak. Apotheek De Griffioen pakte Digitaal Recept hierdoor heel snel op.”

In de praktijk

“Er zijn verbeterpunten, maar we lopen vooraan dus dat is logisch”, vertelt Willem Jan Lampert. Zo hadden ze de hoop dat ze volledig papierloos konden werken, maar kwitanties en patiëntfolders staan nog op papier. “Je moet het gewoon gaan ervaren”, zegt Ruardy.

Zo kom je er minder mee weg als je voorraden niet op orde zijn. “Binnen Digitaal Recept heb je veel voordelen als die op orde zijn. Er zit een beloning in voor assistentes om voorraden op orde te houden. Je merkt nu dat we daar een slag in hebben gemaakt”, vertelt Lampert

Ook merkt de apotheek nog geen verschil in de tijd voor zorg. Lampert: “Dat gaat nog wel komen als uitkomst van het geheel. Ik merk nu al rust.” Een goed voorbeeld van die rust is dat De Griffioen met invoer op recepten er veel meer boven op zit. Aan het einde van elke dag is de buffer leeg in plaats van twee dagen achter lopen in het verleden.

Vertrouwen in Digitaal Recept

Daarom weet hij zeker dat deze stap zich gaat vertalen naar meer tijd voor zorg. “We wisten waar we instapten. We hadden hier vertrouwen in en Digitaal Recept past binnen ons beleid en onze visie.”