Een soepele overstap naar Medicom dankzij persoonlijke aandacht PharmaPartners

Steeds meer zorgverleners maken de overstap naar Medicom. Zo ook de huisartsenpraktijken van zorggroep PoZoB. Marijke Gerrits, praktijkmanager Medisch Centrum Aalsterweg in Eindhoven, begeleidde de overstap naar het nieuwe HIS. Samen met Wilfried de Jong, praktijkhouder en huisarts bij Eeuwsels Huisartsen in Helmond, vertelt ze hoe de overstap naar Medicom is verlopen.

“Het vorige HIS van Medisch Centrum Aalsterweg voldeed niet aan onze wensen”, vertelt Gerrits. “Als we een vraag hadden of er was een probleem met het systeem dan duurde het lang voor we de juiste hulp kregen.” Voor Eeuwsels Huisartsen waren er andere redenen om over te stappen, vertelt De Jong. “Ons vorige HIS bestond uit meerdere gekoppelde systemen. Daardoor konden we patiënt- en medicatiegegevens niet op een centrale plek inzien. Ook waren er veel handelingen nodig om een actie te voltooien, zoals het inplannen van een afspraak.”

Medicom als eerste keuze

Binnen de zorggroep PoZoB werkten verschillende zorgverleners al naar tevredenheid met Medicom. Voor De Jong reden om voor Medicom te kiezen. “Medicom voldeed aan onze belangrijkste wensen: één centraal systeem, meer automatisering en een koppeling met MijnGezondheid.net. Dat was doorslaggevend voor onze keuze.” Ook Medisch Centrum Aalsterweg werd Medicom aangeraden. Gerrits: “Een aantal assistentes van het medisch centrum had al ervaring met Medicom. Ze vonden het een overzichtelijk en duidelijk systeem. Precies wat we zochten.”

“De persoonlijke begeleiding richting de overgang naar Medicom vond ik erg fijn. Als dingen niet helemaal lekker liepen, belden we ze op en dan werd het opgelost.”

Trainingen en vragenuurtjes

Na de keuze voor Medicom begon het balletje te rollen. De Jong: “Ik had nog nooit een overstap naar een nieuw HIS meegemaakt. Dus ik wist niet wat er allemaal bij kwam kijken, maar PharmaPartners introduceerde een overzichtelijk stappenplan en nam ons aan de hand mee.”

Zowel Gerrits als De Jong zijn erg te spreken over de begeleiding van PharmaPartners tijdens de overstap. Gerrits: “We kregen verschillende trainingen waarbij al onze medewerkers leerden hoe Medicom werkt.” De Jong: “Zelf was ik erg blij met de declaratietraining. Die vond een-op-een plaats in onze praktijk. PharmaPartners zorgde er meteen voor dat alle systeeminstellingen aansloten op onze wensen. We konden direct aan de slag.”

Voor vragen hadden beide praktijken een vast aanspreekpunt bij PharmaPartners. Gerrits: “Onze contactpersoon was op de hoogte van onze voortgang en had veel kennis van Medicom. Natuurlijk gaat er weleens iets verkeerd in de communicatie. Soms praat je langs elkaar heen en dan duurt het iets langer voor je antwoord krijgt. Maar, we konden altijd terecht met vragen en het werd altijd opgelost.” De Jong is erg te spreken over de vragenuurtjes na de trainingen. “Door de coronapandemie waren de meeste trainingen online. Naderhand was er veel tijd voor vragen en deze werden uitgebreid beantwoord.”

Voorafgaand aan de daadwerkelijke overgang naar Medicom maakten de prakijken al gebruik van een proefversie. Gerrits: “We konden zelf aan de slag in het systeem, zetten onze agenda klaar en controleerden de patiëntgegevens. Door deze voorbereiding verliep de uiteindelijke overgang probleemloos.”

“De trainingen waren voor iedereen zeer waardevol. Het is fijn om te leren door het zelf te doen.”

Efficiënter aan de slag

“Medicom heeft ons werk een stuk aangenamer gemaakt”, vertelt De Jong. “Bij ons vorige systeem moesten we herhaalrecepten handmatig overzetten van een website naar ons HIS. Medicom laadt deze herhaalrecepten automatisch. Dat voorkomt fouten en vermindert het aantal handelingen dat we moeten uitvoeren.”

Een ander voordeel van Medicom is volgens Gerrits de goedwerkende koppeling met VIPLIve. “Door de koppeling met deze software is het declareren eenvoudiger. Het systeem is overzichtelijker en daardoor zijn de assistentes alerter op de declaraties die zij doen. We merken dat assistentes meer verrichtingen declareren sinds we werken met Medicom.”

Naast de bovengenoemde basisfunctionaliteiten biedt PharmaPartners ook aanvullende services en modules waar de huisartsenpraktijken gebruik van maken. Zowel De Jong als Gerrits vinden de ondersteuning bij vaccinaties een fijne extra service van Medicom. Gerrits: “Het afgelopen coronajaar was natuurlijk een perfect moment om deze ondersteuning te testen. Medicom stelt zelf een lijst samen van patiënten die in aanmerking komen voor de vaccinatie. Deze hoeven we alleen te controleren. Dat scheelt veel tijd.”

Eeuwsels Huisartsen maakt ook gebruik van de aanvullende module Telefonie-Integratie. De Jong: “De Telefonie-Integratie is echt een uitkomst. We hebben meteen de juiste persoonsgegevens in beeld als een patiënt belt om bijvoorbeeld een afspraak te maken. De assistente kan de afspraken op deze manier veel sneller inplannen.”

“Iedereen bij ons in de praktijk is erg enthousiast over Medicom.”

Voordelen voor de hele regio

Volgens Gerrits is het eenvoudig om zaken te regelen met andere Medicom-gebruikers wanneer zij onderdeel zijn van hetzelfde cluster. Gerrits: Het versturen van dossiers naar een andere Medicom-praktijk is eenvoudig, net als het overschrijven van een patiënt die overstapt naar een andere huisarts met Medicom. Je hoeft alleen maar de huisartsencode aan te passen.”

“De gezamenlijke database is echt een uitkomst”, vertelt De Jong. “Als ik als waarnemend arts inval voor een collega, kan ik toestemming krijgen om de patiëntgegevens in te zien. Zo beschik ik over alle informatie die nodig is om de patiënt te helpen. Ik merk dat we als PoZoB de patiënten gezamenlijk beter kunnen helpen en dat is natuurlijk wat we willen bereiken met Medicom.”