“Overstappen is intensief, maar de begeleiding was prima!”

Samen met een jonge huisarts uit het dorp koos apotheker Nancy Valentin van Apotheek De Lier voor een overstap naar Medicom en Pharmacom. “Doordat de systemen van PharmaPartners gekoppeld zijn, kun je processen efficiënter inrichten”, legt ze uit. “Een omzetting kost tijd en energie, maar ik ben blij met onze keuze.”

De Lier is een dorp in het Westland, net onder Delft. De zelfstandige apotheek werkt met name samen met twee huisartsenpraktijken in het dorp en eentje in de buurgemeente Maasdijk. Na overname van één van de praktijken in De Lier, stelde de nieuwe huisarts voor om op zoek te gaan naar een systeem dat de samenwerking tussen praktijk en apotheek goed ondersteunde. Vanwege de vergaande integratie, viel de keuze op Pharmacom-Medicom.

Goed voorbereid

“De begeleiding van PharmaPartners bij het voorbereiden van de overstap was uitstekend”, vertelt Nancy Valentin. “Een consultant van PharmaPartners werd ons vaste aanspreekpunt en ik kreeg projectdocumentatie waarin precies stond wat ik moest doen tot en met de oplevering. Er werd regelmatig gebeld om even door te lopen of alles op schema lag, welke punten nog openstonden en wie, welke actie moest oppakken.”

Het voorbereiden van de conversie was een van die punten. “Achteraf gezien is dat toch wel heel lastig, hoor”, merkte Valentin. “Je denkt dat je goed in kaart hebt gebracht wat je wilt meenemen naar het nieuwe systeem, maar als je daar dan mee werkt blijkt dat je toch niet volledig bent geweest. De belangrijkste en vanzelfsprekende dingen heb je natuurlijk, maar wij gingen bijvoorbeeld half augustus over op Pharmacom en in oktober realiseerde ik mij pas dat ik was vergeten de eerste helft van de kwartaalrekeningen uit het oude systeem te printen.”

Aan de slag

Voorafgaand aan de start met Pharmacom hadden de assistenten toegang tot een dummy-computer om mee te oefenen. Valentin: “En de consultant van PharmaPartners verzorgde een goede training bij ons in de apotheek. Zo beschikte iedereen over de basiskennis die je nodig hebt als je start met een nieuw systeem, de rest leer je in de praktijk.”

Dat gaat best snel, merkte Nancy Valentin, al kwam de echte vuurdoop pas na de startdag die op locatie ondersteund werd door medewerkers van PharmaPartners. “De apotheek stond twee weken op zijn kop. We hadden tijdelijk de bezetting opgeplust en toch liepen we overdag wat achterstand op. Apotheken die de overstap overwegen, raad ik aan om assistenten ook in de avond een paar uur extra in te roosteren om die achterstand weg te werken. Ik ben de eerste twee weken tot laat in de apotheek aanwezig geweest. Steeds met een andere assistente, want gelukkig voelde het hele team zich medeverantwoordelijk.”

“De receptkoppeling bijvoorbeeld, werkt feilloos. We hoeven nooit meer een patiënt teleur te stellen omdat het recept er niet is. En we kunnen beter bewaken op medicatieveiligheid, omdat we na toestemming van de patiënt inzage hebben in de labwaarden van de huisarts."

Sterk in service

Apotheek De Lier werkt inmiddels ruim een half jaar met Pharmacom en Valentin is blij dat ze de stap heeft gezet. “De receptkoppeling bijvoorbeeld, werkt feilloos. We hoeven nooit meer een patiënt teleur te stellen omdat het recept er niet is. En we kunnen beter bewaken op medicatieveiligheid, omdat we na toestemming van de patiënt inzage hebben in de labwaarden van de huisarts. De GDS-oplossing is ook uitstekend. Het baxteren kost weinig tijd en er zitten goede controles in. Ik hoop wel dat de functionaliteit die nu nog gebruikmaakt van Classic snel wordt aangepakt, maar daar heb ik alle vertrouwen in. De klantgerichtheid zoals ik die ervaar vanuit de helpdesk is uitstekend. Je wordt snel geholpen, de mensen weten waar ze het over hebben, zijn vriendelijk en communicatief vaardig. En weten ze iets een keertje niet, dan vragen ze het na en koppelen ze het altijd binnen afzienbare tijd terug.”