Nieuws overzicht

Blog Gordon Oron: Lekker scannen!

We krijgen dagelijks nog aardig wat papieren post. Bijvoorbeeld van ziekenhuizen buiten onze regio die ons zorgmailadres niet hebben. Ook ontvangen we papieren brieven van verzekerings- en bedrijfsartsen die ons verzoeken medische gegevens te versturen. Ook leuk is de fax, waar we helaas nog geen afscheid van hebben genomen. Een aantal van deze berichten moeten ook gearchiveerd worden.

Al deze post bewaren wij digitaal in het Centraal Digitaal Medicom Archief. De doktersassistente scant de betreffende brief en koppelt deze aan de patiënt, waarna de brief in de correspondentie terug te vinden is. Handig! Sinds enige tijd is de Centrale Inbox beschikbaar. Eerlijk is eerlijk, ik had het voor me uitgeschoven hier gebruik van te gaan maken. Te moeilijk? Nee hoor, gewoon een beetje koudwatervrees. Vanwege het uitfaseren van DMA heb ik mij er toch in vastgebeten. Mijn vermoeden werd weer eens bevestigd, wat een verbetering!

Miste ik dan iets? Bij de “oude” manier van scannen kon de brief niet gekoppeld worden aan de huisarts voor wie de brief bestemd was. De Centrale Inbox blijkt een antwoord op dit probleem, als ik de handleiding op het klantportaal goed heb begrepen.

Ik besloot me erin vast te bijten en het goed in te richten. Ik ging eerst op zoek naar gebruiksvriendelijke scansoftware. De gratis varianten bleken niet goed te werken, of een watermerk toe te voegen aan het digitale document. Dat is voor deze documenten niet wenselijk. De bekende merken vond ik te duur, maar ik kwam uiteindelijk een goed programma tegen voor € 158.53. Hiermee kon ik batchgewijs scannen, gebruikmakend van scheidingsvellen. Na enkele eenmalige instellingen kan de assistente nu met 3 muisklikken een hele stapel brieven in één keer scannen. Via Medicom kunnen deze documenten via de Centrale Inbox worden verwerkt door ze te koppelen aan de patiënt. Hierbij kunnen ook de afzender, koppeling aan de juiste episode en (zo nodig) een samenvatting worden toegevoegd. Na het afsluiten van dit proces wordt het bestand van de PC verwijderd (AVG-proof). De brief verschijnt in het postvak (postverwerking) van de juiste huisarts, die de brief kan lezen, gewoon in dezelfde sessie als het verwerken van de elektronische post. Superhandig!

Ik heb een handleiding geschreven die stap voor stap vertelt wat je moet doen en wanneer je waarop moet klikken. Hiervoor heb ik het hele scanproces doorlopen met een stapel post van die dag. Spannend hoor, zeker met die scheidingsvellen (Gaat dat echt werken?). Ik start het programma op, leg de brieven, gesepareerd door de scheidingsvellen, in de scanner. Ik klik op ‘Start scannen’. Het papier loopt er doorheen. Op het scherm zie ik een hele reeks plaatjes verschijnen. Na een minuut is het klaar. Ik klik op ‘Documenten bewaren’ en de bestanden verschijnen in de map ‘Centrale Inbox’. Nieuwsgierig klik ik op het eerste bestand. Inderdaad, de eerste brief. De tweede brief had 3 pagina’s. Ik open het bestand en inderdaad, ik zie een bestand met 3 pagina’s. Noem me een nerd, maar dit vind ik dus extreem cool!

Verder in Medicom, de Centrale Inbox openen. Ik verwerk de post per bestand zoals beschreven in de handleiding van het klantportaal. Als ik klaar ben, open ik nieuwsgierig de postverwerking. Al snel word ik enthousiast, ik zie de berichten in de lijst staan!

De volgende dag wordt het ook weer spannend. Ik heb één van mijn assistentes gevraagd om de post op de nieuwe manier te scannen en verwerken. Is mijn handleiding wel duidelijk genoeg? De brieven gaan door de scanner. De muis verplaatst naar de knop ‘Documenten opslaan’. Ze kijkt me vragend aan en ik steek mijn duim goedkeurend omhoog. Vier minuten later is de laatste brief verwerkt, episode-gekoppeld en wel.

Met vriendelijke groet,
Gordon Oron,
Huisarts bij huisartsenpraktijk Hurts en Oron