Mijn.PharmaPartners.nlPharmaPartners leidt viertal patiëntconversies in goede banen
Alle patiënten van vier apotheekhoudende huisartsenpraktijken overzetten naar Apotheek West Friesland in Spanbroek. Een behoorlijke klus, die dankzij een goede samenwerking tussen PharmaPartners en de apotheek met verve geklaard werd.
Vorig jaar maakten de vier apotheekhoudende huisartsenpraktijken bekend dat ze hun farmaciegedeelte zouden afstoten. De daaropvolgende patiëntconversies zouden van december 2021 tot en met maart 2022 plaatsvinden. De informatie van de patiënten moest van de vier bestaande software-omgevingen overgebracht worden naar Pharmacom, het apotheekinformatiesysteem waar Apotheek West Friesland mee werkt. Door een aanval met gijzelsoftware bij de overdragende softwarepartij ontstond er echter een behoorlijke kink in de kabel van dit complexe conversie- en migratieproces. “Het afblazen van de conversies was geen optie omdat de apotheken op een gegeven moment hun deuren zouden sluiten én de betreffende patiënten al geïnformeerd waren”, vertelt Eline de Vries, eigenaar van Apotheek West Friesland. Vervolgens moest er een oplossing komen voor de ontstane situatie. “PharmaPartners dacht daarin heel erg met ons mee. Ze begrepen het probleem, onderzochten de opties en wogen de risico’s af.”
Enkele omwegen
Het lukte PharmaPartners om in samenwerking met de huisartsen de benodigde extracties van de basisgegevens op te leveren bij Eline. “De applicatie bij de overdragende partij draaide nog wel, waardoor ik met behulp van de huisartsen via die weg de benodigde gegevens van de patiënten kon ontvangen”, legt Martin van Heese, dataspecialist bij PharmaPartners, uit. “Door de ontstane situatie kwamen die gegevens in delen bij mij binnen, waarna ik met enkele omwegen een eerste conversie tot stand kon brengen en af kon stemmen met Eline.”
Hoewel de medicatiegegevens nog ontbraken, kon Eline door de tussenoplossing van Martin in ieder geval beschikken over de NAW-gegevens, de opt-in-gegevens van het Landelijk Schakelpunt (LSP), de herhaalservicekenmerken en de woonverbanden van de patiënten. “Vervolgens vulde ik de ontbrekende gegevens via de LSP-dossiers aan”, legt Eline uit. Toen de problemen bij de overdragende partij uiteindelijk waren verholpen, kon PharmaPartners de conversie van de volledige dossiers via de reguliere weg in gang zetten. Een ontdubbelslag zorgde er tenslotte voor dat er uiteindelijk één volledig geconverteerd dossier per patiënt overbleef.
“Waar ik bij de eerste conversie nog in spanning zat ging het bij de vierde erg soepel en snel.”
Sterke communicatie
De sterke communicatie tussen PharmaPartners en de apotheek speelde een sleutelrol tijdens het project. “Na de eerste conversie wisten we wat werkte en wat niet. Daardoor konden we bij de daaropvolgende conversies snel schakelen met elkaar”, blikt Eline terug. “Zo kon ik via WhatsApp aan Martin doorgeven wat er anders moest, waarna hij het direct weer aanpaste.”
Die stapsgewijze, gecontroleerde werkwijze zorgde voor de nodige rust bij Eline. “Waar ik bij de eerste conversie nog in spanning zat ging het bij de vierde erg soepel en snel”, vertelt ze enthousiast. En dat is volgens haar een belangrijk onderdeel van het totale proces – dat in totaal een half jaar duurde – geweest. “Voor collega’s die met een conversie te maken krijgen heb ik de volgende tip: schakel op tijd met je sofwarepartner, zodat je alles kunt doorspreken en een einddatum kunt afspreken.”
