“Samen maken we van Track & Trace een supermooi product”

PharmaPartners werkt hard aan optimalisatie van de module Pharmacom Track & Trace. In samenwerking met klanten voert een toegewijd innovatieteam de komende periode een flink aantal verbeteringen door. “We werken aan een product waar het overgrote deel van de apotheken mee uit de voeten kan.”

Daphne Krzeszewski is Manager Innovatie Farmacie bij PharmaPartners. Samen met Lennart Daniels, Business Analist & Product Owner, leidt ze een eigen team dat zich richt op de ontwikkeling van nieuwe modules en aanpassingen van bestaande modules in Pharmacom. Daphne: “Het team is volle bak bezig met het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten los van wet- en regelgeving of klantafspraken. En momenteel ligt bij ons de focus op de module Pharmacom Track & Trace.”

Fase 3 en Fase 4

In 2020 startte PharmaPartners met een Track & Trace-module. De afgelopen jaren kwam daar al een aantal nieuwe functionaliteiten bij, zoals het beheer van locaties en het versturen van mail. Nu werkt het team aan versie 3.0. “Wij noemen dat Fase 3”, zegt Lennart. “Daarbij richten we ons op een wachtrijfunctionaliteit en het versturen van een Kijksluiter. Ook wordt het mogelijk om vanuit Pharmacom berichten te versturen namens de kluis. Deze verbeteringen rollen we eind 2023 uit.”

De verbeteringen van Fase 3 komen voort uit gesprekken met klanten. Daphne: “In maart was een informatiesessie met verschillende groepen klanten. Daar kwamen verbeterpunten uit en in Fase 3 pakken we de meest belangrijke functionaliteiten op.” Na Fase 3 pakt het team in 2024 door met Fase 4, een volgende stap in de ontwikkeling van Track & Trace. “Dat gaat vooral over het bezorgstuk en de optie om binnen het cluster locatie-overstijgend te kunnen bezorgen. In overleg met klanten kijken we wat daarbij prioriteit heeft.”

Duidelijk zijn over wat wél en niet kan

Met Fases 3 en 4 maakt Track & Trace ‘een heel mooie stap’, zegt Daphne. “Maar ook daarna blijven we kijken naar kansen. Wat kunnen we wél doen, wat niet? Ook dat laatste vinden we heel belangrijk. Laatst vroeg een klant ons of we bepaalde functionaliteiten konden toevoegen. We gaven aan dat we dat niet gingen doen ook waarom niet. Dit is dan niet per se wat de klant wilde horen, maar hij begreep het wel. Dat helpt! Eerlijkheid en openheid is het meest belangrijk.”

Lennart: “Iedere apotheek heeft zijn eigen werkwijze, processen en wensen. Samen met onze klanten zoeken wij naar de gemene deler.” Het is een kwestie van zoeken naar de juiste balans, zegt hij. “We hebben een visie en werken aan een supermooi product waar het overgrote deel van de apotheken mee uit de voeten kan. Belangrijk is dat we niet zomaar alle werkprocessen willen ondersteunen, omdat dit simpelweg niet mogelijk is. Doel is een bruikbare module te maken waarbij we geloven in een best practice over hoe je de module het best en meest efficiënt gebruikt. Klanten vragen vaak om workarounds voor huidige problemen. Wij voeren liever het gesprek over de oplossing, waarbij de workaround niet nodig is.”

Co-creatie met klanten

Bij de ontwikkeling van de module is samenwerking met apotheken cruciaal. Daphne: “We doen alles in co-creatie met klanten. We werken met een expertgroep die bestaat uit toegewijde klanten die constructief meedenken. Daar zijn we heel blij mee. De groep kijkt naar de schermen die ons team bouwt en geeft hier feedback op. Dat is heel belangrijk voor ons proces. Samen komen we tot het best mogelijke product.”

Daphne: “Los van de expertgroep vinden we het belangrijk om gebruikers te informeren over wat we doen. We houden hiervoor regelmatig informatiesessies. Je kunt dan vragen hoe Pharmacom Track & Trace in het werkproces van je apotheek past. Check onze website, mocht je interesse hebben om deze een keer bij te wonen.”

Daphne en Lennart merken dat klanten de module Pharmacom Track & Trace graag willen gebruiken. “Sommige klanten gebruiken het nu nog niet, omdat ze eerst bepaalde verbeteringen willen zien”, zegt Lennart. “Maar zodra deze randvoorwaarden goed zijn, willen ze er snel mee aan de slag.” Daphne vult aan: “Klanten willen het liefst zo min mogelijk afhankelijk zijn van externe koppelingen. Bij voorkeur werken ze de hele dag vanuit Pharmacom. Het is aan ons om ervoor te zorgen dat de basis hiervoor goed is en dat onze klanten zo efficiënt mogelijk kunnen werken binnen één systeem, wat betreft de logistiek van de dienstverlening.”

Van puzzelstukjes tot één geheel

“Het voordeel van Pharmacom is dat wij de keuze hebben om te bepalen waar functionaliteiten moeten landen”, zegt Lennart. “We zijn dus niet gebonden om dit enkel in de Track & Trace-module te doen. Het automatisch versturen van Kijksluiter is daar een voorbeeld van. Deze ontwikkelen we in Fase 3. Deze bouwen we echter niet in Track & Trace, maar in ons patiëntdashboard. Dat is de toegevoegde waarde van het feit dat we alle modules beheren. We zijn niet gebonden aan één module.”

Het innovatieteam van Daphne en Lennart kan dus alle kanten op. Daphne: “Centraal staat het streven om software te maken die intuïtief is en zorgt dat assistentes en apothekers met de juiste dingen bezig zijn. Functionaliteiten waardoor je efficiënter werkt, of de rol van zorgverlener beter vervult waarbij de patiënt zo goed mogelijk betrokken wordt.”

Daphne: “Het is een hele uitdaging om van alle puzzelstukjes één geheel te maken. Maar we zijn een heel goed en fijn team. Het is ontzettend leuk om met elkaar lekker gas te geven.”